会议签到七宗罪：别让你的第一印象在签到台翻车！

　　你有没有经历过这种尴尬？会议还没开始，但是在签到处就围得水泄不通，整个场面手忙脚乱，还要接收后面排队参会人的眼神射杀~~，那个滋味，我想经历过一次的人都不想再经历第二次！毕竟会议签到相当于一个线下会议的门面担当，这里弄砸了，还能给人留下好印象吗？所以，咱们今天不唠叨别的，就来说说签到这事儿，这可都是实战干货！

　　一、签到台？它是你的“情报前哨站”！

　　不要傻乎乎只收个名字！这里可藏着参会者的第一手真实数据！

　　哈佛商学院去年一份针对500场行业峰会的跟踪研究发现，83%的高效会议组织者会深度分析签到数据。

　　所以不要只关心到了几个，还需要看：

　　1、真实热度探测器

　　报名来的数据不少，结果签到少了很多？这到底是为什么呢？是宣传不对？还是交通出问题呢？这时候不要慌，应该立刻调整，不管是茶歇的份数还是座位安排等，都应该即时根据实时数据来调整一下，同时也可以微调一下议程的重点，这样资源调配更为的精准。

　　2、行为习惯显影仪

　　那些总是压着开场线的最后一分钟签到的人，是真的很忙吗？还是对议程没有多大兴趣呢？不妨在邀约的时候给这些人发一个贴心的提醒，精准服务不仅体现您的专业度，更加提升参与人的好感度。

　　二、签到物料？扔掉笔和纸吧！

　　还在用纸质的签到表？建议换一换，可以试一试这些新招：

　　1、二维码“滴”一下

　　参会者报名成功并审核通过给出一个专属的签到二维码，如极效361，不需要审核的活动，用户在报名成功之后会收到一个专属的签到二维码和签到码，用于智能签到，如果需要审核的话，需要主办方审核之后，才会短信通知发送签到码和签到二维码，这样观众现场扫一扫就可以直接签到，更加的高效省事！全球活动技术平台Bizzabo调查显示，采用数字化签到的活动，参与者迟到率平均降低18%，所以开场混乱？那肯定是不存在的。

　　2、人脸识别玩起来（如果预算允许）

　　人脸识别技术现在运用也特别的广泛，而且科技感爆棚！参会者只需在报名时上传他自己的个人头像即可，不过照片必须要清晰，模糊肯定无法识别的，然后再特别说明一下：仅用于签到，会后立刻删除。这种方式的好处就在于，系统直接进行匹配签到，堪称秒速！所以呢，这种就非常适合高规格的大型峰会，或者是专属的VIP通道等，既能彰显出档次，又能杜绝他人冒名顶替！

　　三、动线设计：流畅度是命门！

　　签到环节遭遇堵车？动线设计尤为的重要：

　　1、分区分类，精准引流

　　不要把所有鸡蛋都装在一个篮子里！可以分签到通道，把普通参会者跟VIP及嘉宾通道区分开来，同时还要把资讯和媒体签到的通道也一一进行划分。另外，还要考虑行李寄存等问题，这个也得另开一个通道，分区进行，会更加的井井有条！但要记住，导示标识要大一些，这样隔老远就能看到。

　　2、空间魔法师

　　签到地方的桌子怎么摆？不要把一排的桌子直接挡在入口，这样不赌才怪呢！可以试试L型、岛型或者是斜向排列，这种可以充分利用角落空间。还有就是，排队时要注意不能堵大门口，也不能堵消防通道，安全才是最重要的。建议提前去踩点，模拟一下，然后再设计会更为的精准哈。

　　3、“防插队”小心机

　　地上可以贴上清晰的间隔线，也可以用美观的可移动隔离带引导参会者进行队列。安排一人做引导，不仅可以避免插队，还能降低混乱的概率。

　　四、信息预填：不要让嘉宾当众找身份信息和证件，这样就太失礼了！

　　1、后台功课要做足

　　会前进行一对一的沟通，把嘉宾的姓名、职务、头衔（务必准确！）、是否需要停车券、发言PPT最终版等关键信息全部确认好，提前录入系统或打印好签到资料袋。

　　2、“专属天使”护航

　　为特别重要的嘉宾安排专属对接或引导人！对方一到，就直接上去迎接，同时贴心递上一杯温水或者是咖啡，或者是会议的相关指南等，这样做会提升嘉宾的体验。

　　五、Plan B：断电断网？小场面！

　　科技是好，但绝不可以把宝全都押在这上面！毕竟很多科技上的事情，都是需要电和网络的，万一这些对方出问题，那直接就玩完~

　　1、离线神器要备好

　　科技虽然看起来特别的高大上，但是也有短板，所以得准备好相关得应急预案，可以在签到的电脑或者是平板里装好带离线名单库的签到APP（这个通常专业的会务软件是支持的）。这样即使断网了，也可以及时切换到离线模式，速度可能没那么快，但是不影响签到整体流程。

　　2、纸质核销表

　　用智能签到是升级，但是传统的纸质签到也得备上，这可是最后的防线！可以打印一份精简版的参会名单，不过需要带核对栏，放在好找的对方，万一电子设备这些集体来一个大罢工的化，这份纸质的会议签到名单就是你最后的‘保命符’，不过签完要记得及时补录进系统里面哈！

　　六、氛围组：音乐和光线的小心机

　　你以为签到台只是个功能点？它更是塑造第一印象的“氛围大师”！

　　1、光线要明媚，笑容要真诚

　　签到区光线不足，看东西都费劲，能给人好体验吗？所以呢，应该把签到的区域设置在光线充足又相对开阔的地方，负责签到的人员姿态要端正，加上真诚的笑容，肯定能提升参会人员的好感度。

　　2、背景音乐

　　背景音乐不可缺少，这可隐形得情绪按摩师哈！背景音乐应该精心挑选一些轻松舒缓的纯音乐，同时音量必须要适中，不然就会变成噪音。研究表明，合适的背景音乐能有效降低15%的等候焦虑感。

　　七、数据留存：签完不是终点！

　　会后黄金72小时要把握好，因为签到完成，数据到手后，才算是真正得开始！

　　1、实时同步是王道

　　数据应该实时进行同步，只有真的实时同步到核心数据库或者是CRM系统中，才好便于跟踪分析。如果有状况出现，需要进行标记，后面加以通知或提醒，细节处理好，自然会加深他人的印象。

　　2、会后分析挖金矿

　　不要让数据直接当摆设一样让它沉睡！要及时去分析，谁是最早来签到的？哪些区域/行业的人到场率最高？等等，把所有问题及签到的数据都揉碎来分析分析，然后下次活动就可以更加精准的邀约，同时优化会议的日程等。

　　好啦，今天就先唠叨这里，说实话哈，会议签到不是表面看起来那么的简单，它其实还暗藏着不少的细节，如果你以为它是整个会议筹备中最简单的一环的话，那就错了，往往看起来最简单的地方，反而更容易出问题，所以必须重视起来，才能让会议的开场变得更加完美无缺。

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