线下活动项目执行SOP（附源文件下载）

　　线下活动项目执行SOP文件以泳道图的方式，清晰定义了线下活动、线下会议项目中，项目组、项目阶段、项目流程以及输出工作产品等多个方面的具体协作内容，可作为项目执行标准作业程序直接使用，也可以根据企业自身情况进行调整，成为企业内部的项目执行手册。文章内包含了源文件（可免费下载），可以下载以后进行修改。

　　SOP，是 Standard Operating Procedure三个单词中首字母的大写 ，即标准作业程序，指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用于指导和规范日常的工作。SOP的精髓是将细节进行量化，通俗来讲，SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。（引用自百度百科）

　　文件名称：线下活动项目执行SOP
　　适用范围：线下峰会、研讨会等线下会议、小型/中型线下活动等
　　编辑软件：Microsoft Visio 2016及更新版本

　　本文件包含8个项目执行阶段、10个项目角色的相互协同流程，共31个事务节点，具体详情参见文章末尾的完整SOP图片，这里只针对8个阶段进行介绍：

　　1. 需求分析

　　根据Brief进行需求的采集、市场调研，并进行需求分析，以输出项目需求分析文档，可参考极效361平台发布的《线下活动（含会议）项目需求模板》制作项目需求文档。

　　•　需求采集：采集客户或者是主办方的详细需求，并且需要与客户或主办方逐项明确，尽量不要有理解上的二义性；
　　•　市场调研：根据线下活动或会议的需求、规模等情况，可以进行竞争对手、用户、嘉宾、行业进行调研；
　　•　需求分析：根据以上素材，制作需求文档，作为后续项目的基础；

　　2. 活动策划

　　活动整体策划，包括：

　　•　主题策划：好的主题是核心，项目的所有内容都是围绕主题来展开的，这是重中之重；
　　•　议程及内容策划：根据需求、主题，策划议程、内容及演讲嘉宾，这里还要考虑演讲嘉宾可能会临时变更的情况，根据项目不断推进，持续完善议程及内容；
　　•　营销策划：策划线下活动或会议的营销，一般包括预热、执行中、活动后几个大的阶段，这里还要梳理清楚用于营销的内容、素材及物料等。

　　3. 方案制作与设计

　　这个阶段要完成所有的方案、制作、设计工作：

　　•　制作活动执行方案：执行方案需要细致、完备，后续活动执行中才能少出意外；
　　•　项目计划：通过甘特图的方式呈现，定义项目组成员的具体分工、任务的时间等，具体可使用极效361平台发布的《线下活动项目计划表模板》；
　　•　制作预算：制作详细的预算表，包括精准的规格定义，一般最终实际执行与预算的偏差应该尽量控制在10%之内，不超过20%；
　　•　供应商采购：根据预算、物料清单，沟通具体的供应商进行采购，这个步骤，尽量使用源头供应商，可以极大的降低采购成本；
　　•　物料设计：进行相关线上线下的物料设计，核心是主KV的设计，主KV确定以后再延展，更加重要的是，如果不是特别重要的因素，主KV一旦定稿不要轻易修改，否则会带来设计成本的急剧上涨。

　　4. 会前/活动前

　　活动前的准备工作，涉及到的细节非常多，需要项目负责人/项目经理有足够的经验，包括以下几个大的方面：

　　•　物料制作：根据物料的定稿设计，进行实际制作，要充分考虑各种物料的制作周期及运输时间，至少确保会前1天全部到；
　　•　现场团队组建：包括导播、直播、导演、礼仪、速记、签到等现场人员，大部分都是采用三方人员的供应商提供，需要进行活动前的培训；
　　•　会场搭建&布置：根据最终物料，提前进场进行会场的搭建与布置，除了常规搭建和布置，还需要考虑安全隐患，比如防火、防水、人流、防拥挤等相关的因素。这部分工作非常琐碎，而且现场很容易出问题，针对这部分，极效361平台提供了一套检查点（超过100项检查）规范，以及小程序来帮助主办方事前规避风险；
　　•　创建活动专题：为了招观、招商等目的，需要建立线上的活动专题，用于呈现活动的主题、议程、嘉宾等重要信息。值得重点强调的一点，是活动后专题应该持续更新，将现场的高质量内容（照片、视频、文字、ppt）等上传到专题，这样可以在活动后通过专题持续的影响潜在客户；
　　•　会前传播：预热阶段的传播，一般通过主KV来延展设计海报，引导观众报名参会；
　　•　用户邀请：除了观众，还有嘉宾、媒体、主持人、明星、KOL等特殊群体的单独邀请，通过渠道邀请，建议使用渠道码进行区分，以便后续分析各个渠道来源的用户情况（报名人数、签到率等）；
　　•　现场彩排：以上工作完成以后，需要进行现场实地彩排，多次彩排是非常有必要的，否则真正现场容易出各种问题及风险。

　　5. 会中/活动中

　　一般活动的执行时间可能是半天、全天或者是几天，整个过程包括：

　　•　接待：一般分为观众接待、嘉宾接待、嘉宾（VIP）接待，根据嘉宾的重要性不同，按照不同的规格进行接待；
　　•　签到：一定采用电子签到，纸质签到容易让参会人员信息人为泄露。签到的时候，要根据规模及人流量考虑签到通道的数量，确保不要在签到区有大量的人等待；
　　•　活动现场：整个现场执行工作，一个活动可能几十人的团队，需要确保沟通顺畅、执行有序；
　　•　会中传播：根据营销策划，在会中/活动中收集素材，进行传播，时效性是非常重要的；
　　•　用餐：如果有茶歇、用餐，需要与服务商提前沟通好，食品安全是最重要的，对于某些活动，还需要考虑观众的特殊需求，比如：素食、信仰等；
　　•　散场：做好散场的疏导工作；

　　6. 会后/活动后

　　会后/活动后是非常重要的传播阶段，但是很多主办方往往不太重视。

　　•　用户反馈：对用户进行后续的调查，收集用户反馈；
　　•　结项报告：项目结束，团队需要完成结项报告；
　　•　会后传播：根据营销策划，进行完整的会后传播；
　　•　专题推广：线上专题需要不断地完善，将现场的优质内容放进去，后续可以持续的推广，影响因为时间、地点原因没有到现场的潜在受众，根据极效361大量线下会议的实际效果来看，后续专题推广产生的效果往往大于活动当时产生的效果（这里是指商机效果）。

　　7. 项目总结

　　项目总结阶段的核心目的，是用于指导以后线下活动、线下会议的执行，不断地提升执行质量，提高转化效果。

　　•　执行情况分析：执行过程中好的、不好的方面都应该系统分析；
　　•　复盘：采用复盘的方式，可以重现一些该事前解决但是却遗漏的问题；
　　•　知识沉淀：沉淀所有的内容，作为知识指导以后的人员、项目，不断提升活动营销的质量和效果。

　　以下是用源文件导出的完整图片，可以放大查看细节：

（线下活动项目执行SOP）

　　线下活动项目执行SOP文件可以帮助你规范项目执行流程，提高执行效率，是线下活动、线下会议项目执行的必备执行手册，本文件带上了源文件（采用Microsoft Visio 2016及以后版本可编辑），可以下载后进行编辑，以满足企业自身的需求。极效361平台后续会不断更新迭代，并推出更多的线下活动线下会议相关模块下载，请关注我们获取最新的内容。

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