线下活动项目执行检查点模板（附模板文件下载）

　　如何让线下活动执行更加顺畅？如果确保线下会议不出意外？如果提高线下活动项目执行质量？类似这样的问题可能都是活动主办方有些无能为力的，极效361平台凭借大量线下项目执行经验、数字化系统经验，整理了全网首个线下活动项目执行检查点模板文件，希望能对大家有所帮助。

　　线下活动项目执行检查点模板可以帮助你在线下活动、线下会议等项目管理的过程中，严格控制执行质量，通过量化评分的方式来客观衡量项目执行情况。每个项目有不同的具体需求，需要将执行检查点模板结合项目实际需求，定义符合于项目的检查点。

　　同时，检查点定义以后，还需要严格的执行检查，才能发挥检查点的真正价值，防患于未然，尽量减少线下活动、线下会议执行过程中的各种意外、不可控因素等。

　　模板名称：线下活动项目执行检查点模板
　　适用范围：线下峰会、研讨会等线下会议、小型/中型线下活动等

　　1. 一级服务项

　　基于极效361平台大量活动的最佳实践，梳理了12个一级服务项及数十个子服务项，这里仅列举一级服务项供你参考。实际项目中，因为需求、场景、目的等差异，你需要根据具体情况来制定自己的服务项、检查点。

　　•　需求分析：根据用户需求，以及行业特性等，进行需求分析，最终输出有效可行的需求分析报告
　　•　项目管理：活动的整体项目管理工作，确保项目保质保量执行
　　•　活动策划及设计：活动的完整策划、设计工作
　　•　物料设计：根据策划内容，完成相关的线上、线下物料设计
　　•　活动筹备：活动筹备阶段，完成活动的所有准备工作
　　•　用户邀请：参加活动的各类人员邀请，包括观众、嘉宾、主持人、媒体、明星、KOL等
　　•　物料制作：根据活动需求，完成物料制作并提前抵达会场
　　•　场地搭建&布置：会场的整体搭建与布置，是活动执行非常重要的一个环节
　　•　活动中：活动正式开始到活动结束的整个过程
　　•　活动后：包括会后传播、用户反馈、结项报告等活动执行完成后的工作内容
　　•　项目总结：项目执行完成后，对项目进行复盘、分析，为后续项目提供经验支持
　　•　信息化支撑：满足客户定制信息化需求，提升活动整体执行效率及效果

　　2. 模板使用建议

　　•　表格内修改信息，请注意单元格是否包含公式，如果有公式请勿修改；
　　•　重要的需要输入的单元格，都加了批注，使用时请根据批注内容修改；
　　•　表格内部数据，是极效361平台自己使用的检查数据，使用时删除；
　　•　评分采用百分制，最终计算总分的平均分；
　　•　可以在每个检查点、服务项上加入权重，最终得到加权平均值，会更加准确；
　　•　检查点比较多，如果可能，尽量通过系统实现，表格始终容易出错；

　　3. 后续扩展方向

　　项目检查点模板是为了完成基础性的检查工作，尽量避免线下活动、线下会议中的一些意外和问题，基于这个思想，我们还可以做更深的扩展，将此部分工作的价值最大化。

　　3.1 使用加权平均分

　　目前采用总平均分，可以在各个层级设计自己的权重值，进行加权平均分的计算。

　　比如：

　　所有一级服务项，根据重要性设定各个服务项的权重，权重累加为100%；
　　某一级服务项下面的所有二级服务项，也各自设计权重，累加为100%；
　　某二级服务项下面有多个检查点，为每个检查点设计权重，累加为100%。

　　这样的方式，可以得到更加有效的最终评分，但是对检查点的设计要求会比较高。

　　3.2 与供应商评价挂钩

　　对于线下活动、线下会议，都需要多家供应商进行协作才能做好，每一个服务项，可能都涉及到相应的一家或多家供应商，如果可能，就将评分对应到供应商，这样可以客观衡量供应商的服务质量，如果一项服务对应了多家供应商，可以将分数对应到所有的供应商上面。

　　特别是对于经常办会的企业，这样有助于沉淀优质的供应商，让活动越办越轻松。

　　3.3 系统支持

　　检查点是一个十分琐碎的工作，单纯依靠表格来做，在小规模活动或者会议中是可以的，如果规模大，协作就会更多，要执行起来就很困难，可以用软件系统来支撑，有助于检查工作的顺利进行。

　　下面附上几张极效361平台会务执行工具的截图供大家参考：

（某线下会议执行检查界面示例）

（执行节点检查详情）

（检查执行结果汇总）

　　4. 检查点方法论支撑

　　•　基于质量管理中的PDCA（Plan-Do-Check-Act）循环理论，用检查点对项目持续检查与改进，有利于提升项目管理质量；
　　•　在PMI（项目管理协会）发布的《2021年项目管理调查报告》中，47%的项目失败与前期规划不充分、风险识别不到位有关（出自Project Management Institute. (2021). Pulse of the Profession.）。
　　•　根据EventMB发布的《2022年活动行业趋势报告》，超过60%的活动组织者认为“现场执行中的意外问题”是影响活动效果的主要因素（出自Event Manager Blog. (2022). Event Industry Trends Report.）。
　　•　层次分析法AHP：拆分为多个层次和指标，并设计各自权重，很符合活动项目多级检查点设计，也是多准则决策分析方法的实际应用；
　　•　Cvent的《2023年会议与活动趋势报告》中指出，74%的活动策划者认为“供应商合作质量”直接影响到活动执行的顺畅度与成本控制（出自Cvent. (2023). Meetings & Events Trend Report.）。
　　•　有研究指出，在参与方超过200人的线下活动、会议中，使用系统化的检查工具可降低执行失误率约40%（出自Event Industry News. (2021). The Impact of Technology on Event Management.）。

　　原创声明：本作品全部知识产权归属作者所有，未经书面许可禁止任何形式的复制、传播或商业使用，任何侵权行为将依法追究法律责任。声明自作品发布之日起生效。