线下活动项目计划表模板（附模板文件下载）

　　线下活动项目计划表模板可以帮助你快捷方便的创建线下活动项目计划、会议项目计划，并以甘特图的方式直观呈现效果，你只需要掌握Excel表格的基本操作，就可以轻易上手，做出专业、美观、实用的项目计划。文章内包含项目计划模板下载（免费下载）。

　　模板名称：线下活动项目计划表
　　适用范围：线下峰会+研讨会等，同时也适用线下会议+小型/中型线下活动等

　　本项目计划表模板包括三个工作表：

　　一、项目计划表

　　项目要想成功，关键就是规划要有条有理，再用图表之类的东西展示出来，这样大家都能看明白。美国项目管理协会（PMI）在其《项目管理知识体系指南（PMBOK® Guide）》中强调，工作分解结构（WBS）和进度模型（如甘特图）是规划进度管理的核心输出，有助于清晰传达任务依赖关系与时间安排（PMI, 2021）。

　　而这个模板里边直接就包含了计划表和进度图，可以帮你把大的任务给分成小步骤，还能随时检查进展情况，能很好的防止项目拖期。

　　项目计划表定义具体的项目周期、工作拆分、负责人员等，以结构化的方式输入，并且设计好了所有自动同步的公式，最终呈现出甘特图；

　　下面逐个部分进行详细说明：

　　1.1 日历区域

（线下活动项目计划表模板：日历区域）

　　可以在上面输入年月，下面会自动显示相应的日历，有助于拆分项目计划的时候做参照，以及使用项目计划跟踪执行时候，查看当月的具体日历数据。

　　请注意：除了年月可输入以外，每个月的具体日历数据不可修改。

　　1.2 项目信息区域

（线下活动项目计划表模板：项目信息区域）

　　那这个区域是干嘛的呢？ 专门用来填写项目的基本情况，比如项目的主题跟地点，以及大概规模这些。

　　谁会用？怎么用呢？ 主要是给项目团队干活时参考用的。你可以根据自己项目的具体需要，随时修改和调整这里填的内容。

　　重要提示： 这里填的东西只会在这个区域里面显示，不会去改变表格里其他的内容。

　　1.3 项目计划表格区域

（线下活动项目计划表模板：项目计划表格区域）

　　项目计划表格区域是项目计划的核心区域，主要用于任务拆分、进度跟进等，如图所示，分为主要的四个部分：

　　•　A部分：定义项的整个情况，包括开始的时间以及结束时间，还有当前执行的进度情况；

　　•　B部分：规划项目时，如活动或者是会议，可以分成几个大步骤，即准备中——进行中——项目的收尾等。每个步骤里头，还可以细分出一些小任务。当然了，分任务这事，可以按自己的习惯来，也就是怎么顺手怎么分！

　　•　C部分：
　　　　写清楚任务： 具体说明要做什么事（是什么任务）；
　　　　定好时间： 写明这个任务从哪天开始，到哪天结束（起止日期）；
　　　　用颜色表示进度： 可以使用不同的颜色进行标记，便于更好的了解这个任务目前做得怎么样了（比如：还没开始、做到一半、已经完成）。我们提供了一些常用的颜色规则可以参考，你也可以按照自己的习惯来设置颜色。

　　•　D部分：分配每一项任务由哪个去负责，可以在表格模板的下拉菜单里面直接选人，这个名单是自动从另一个工作表里同步过来的。【成员分工表】（见后文）。

　　极效361最佳实践：项目计划表除了用于初次拆分任务以外，更重要的是每日更新做项目执行控制，使用不同的颜色来表示任务的状态，会有助于快速了解项目整体情况。

　　二、成员分工表

　　在活动策划中，超过70%的执行问题源于沟通不畅或职责模糊（来自会议行业调研机构Convene发布的报告）。同时，报告建议，使用标准化的角色分工矩阵（如RACI矩阵）可以有效提升团队协同效率与问责清晰度（Convene, 2023）。这个分工表模板就是按这个思路设计的。你可以根据项目大小，灵活对每一个岗位进行分工或者是划分小组分工，这样每件事都可以落实到具体人头上，不会出现没人管的情况。

（线下活动项目计划表：成员分工表）

　　成员分工表定义项目组各个职位、人员、联系方式及相应的分工明细；模板中的岗位只是一个小型活动的相关岗位推荐，在使用的过程中，需要根据实际的项目情况，进行调整和修改。

　　在大型或中型的项目中，如果每个职位的工作量很大，那可能需要一个小团队来一起负责。这时候，咱们通常有两种处理方式：

　　第一：将岗位修改为小组，表格中仅显示小组的组长；
　　第二：将岗位进行细化，把项目组所有成员都列出表格中；

　　两种方式各有优劣，可以结合实际的项目情况进行修改。

　　三、模板使用说明

　　包含模板基本说明、快速上手指南等重要信息。

　　快速上手指南（详情可见模板内）：

　　•　表格内修改信息，请注意单元格是否包含公式，如果有公式请勿修改；
　　•　重要的需要输入的单元格，都加了批注，使用时请根据批注内容修改；
　　•　左侧的日历区域，只需要修改年份和月份就可以，具体的日期会自动进行修改；
　　•　右侧任务列表区域，开始日期请设置某一个周一，以便于和具体的日期列表一致；
　　•　颜色的使用，可以依照项目情况和个人的喜好随意进行搭配；
　　•　这个模板一开始只显示五周的日期。如果你想看更多周的日期，就自己手动加几列。记得在加列时要复制公式，免得出错；
　　•　请优先定义【成员分工表】，然后在【活动计划表】活动负责人一列中进行选择。

　　一项针对项目经理的调研显示，使用经过验证的项目计划模板，平均可为项目规划阶段节省约40% 的初始时间，并减少因格式不一致导致的沟通误解（Wellingtone, 2022 State of Project Management Report）。而这个模板帮你把公式、批注和框架都搭好了，你只管往里填内容，一分钟就能搞出专业又整齐的项目计划书。省下的时间，你就专心琢磨策略和执行就行。

　　在组织规模不超过200人的活动中，仍有近35%的项目会遇到预算超支或关键任务遗漏的挑战（来自《中国会议行业发展报告（2023）》的数据，）。

　　线下活动项目计划表模板可以帮助你快速定义线下活动项目计划、线下会议项目计划等，极效361平台后续会不断更新迭代，并推出更多的线下活动相关模块下载，请关注我们获取最新的内容。
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