公司团建准备什么？48人漏4样多花4200元，6条线清单+4张表可打印

　　最后更新日期：2026年10月21日

　　团建准备什么？48人团建要准备六样：活动方案、人员分工、场地交通、物料、预算合同、安全应急，但真正做对的应该不多。

　　杭州48人团建，六条线每条都做了半截

　　9月19号，杭州滨江一家SaaS公司，行政赵琳带队48人去临安青山湖往北6公里那家带CS场地的拓展基地，门口有棵大樟树。

　　她说自己准备得挺全：教练出了方案，大巴订了，午餐订了，横幅做了，急救包塞了创可贴（赵琳是化名，她本人要求不挂公司名）

　　现场还是崩了！活动方案是教练的通用拓展模板，48人里19个女生，毕业墙项目3个人明确不上，临时换项目耽误20分钟，对讲机只带2台，4个工作人员分两处，营地信号2G，喊人靠跑。

　　合同写“场地使用至17:00”，她理解成17:00前收拾完，营地理解成17:00必须离场，超时500元，垃圾袋带10个，午餐后不够用，营地按袋收150元。

　　原定16:30返程，实际20:10上高速，大巴超时800元，营地延时500元，垃圾清理150元，加上临时换项目的物料补差，多花4200元，赵琳被老板在群里@了三次。

　　每条线都做了半截，下面六条线，每条给一张能直接勾的单子。

　　线一：活动方案——先看你们办的是哪类，再勾单

　　团建准备什么？团建不是只有拓展一种，桌游、飞盘、旱地冰壶、温泉民宿，要准备的东西完全不同，室内那类看第1段，运动类看第2段，文创类看第3段，拓展类看第4段，休闲类看第5段，过夜类看第6段。

　　室内那类，盯三件事

　　杭州那场之前，赵琳先问了一句：

　　室内桌游的场地桌椅能不能挪，外包场地的最低消费是多少；

　　主持人自己先把桌游规则玩过一遍，规则复杂的（如璀璨宝石）新手容易掉队，避开；

　　手工材料按人数多备10%，有人做废了要重来。

　　不玩桌游的人安排手工或聊天区，别让人干坐着。

　　运动类，冰袋没人带

　　上次飞盘场有个姑娘崴脚，急救包里翻不出冰袋，用矿泉水冻的，旱地冰壶赛道需要平整硬化地面或室内木地板，草地不行，飞盘需要至少30米×20米的平整草坪。

　　场地边界确认：离马路和停车场至少10米，场地边缘安排一人捡盘，别让盘飞出边界砸到路人或车，教练或裁判指定到人，冰壶计分规则复杂，讲解人自己先打一场。

　　道具清单：冰壶16个、赛道2条、计分板1块，出发前数一遍，收队再数一遍，护膝、手套按人数配比，飞盘用软盘不用硬盘。

　　急救包里加冰袋，手指戳伤和踝关节扭伤，冰敷是第一处理。

　　文创类最容易翻车的是成品

　　多米诺摆完，有人路过碰倒，一下午白干。团队巨画、魔力音箱也一样，材料按人数多备15%，巨画颜料有人调废了要重来。

　　场地铺桌布或地膜，颜料弄脏地毯赔钱。多米诺摆完到拍摄之间安排一人守在成品旁，或者拉警戒线。

　　摄影记录员提前找好拍摄位置，成品摆完直接拍，不要等人到了再找角度，成品展示方案提前定：巨画挂哪、多米诺在哪拍、音箱谁带走。

　　拓展类，方案文本打印件总控和带队各一份，出发前2天准备好

　　规则讲解人出发前1天确认，问供应商一句：教练是全职还是接单临时拉的群。

　　全职教练有固定培训流程，临时教练前一天晚上才拿到流程表，健康申报提前3天做，有异常的不安排高空和剧烈项目。

　　备用项目至少一个：室内桌游、复盘分享、分组讨论。

　　休闲类，预约确认单打印出来，出发前1天确认时段、房间数

　　餐饮特殊需求出发前3天收集完，发给餐厅确认，对方回复“收到”截图存底，自由活动时间写清楚，几点集合、几点吃饭。

　　过夜类，分房表出发前3天定完

　　个人物资清单出发前5天发群：运动鞋、换洗衣物、防晒、防蚊、充电宝、身份证，行程表每人一份打印件，上车发。

　　晚上10点安全员和带队各查自己组房间，确认人在、状态正常，查房时看一眼门窗有没有锁好，有人喝酒的确认没过量，有异常报总控，不查房，第二天集合少人。

　　上午第一个环节安排10到15分钟破冰，随机分组做，不要按部门坐，跨部门团建没有破冰，分组活动时没人主动和陌生人一组。

　　线二：人员分工——五个角色，一条通知闭环

　　赵琳那场48人，配5个工作人员，公式算出来是4（48÷15向上取整），4是安全运转下限，摄影是加分项，人手紧的时候摄影由总控兼。

　　48人分4组，每组12人，设组长1名（组长由员工担任，不脱产），带队1人管4个组长，不直接盯48个人。

　　总控只带三样东西：时间表打印件、对讲机、备用金。

　　他不干具体活，不背物料，只盯三件事——时间有没有偏、供应商电话接不接、突发事做决策。

　　急救包在安全员身上背着，名单和紧急联系人打印件也塞里头，活动中每1.5到2小时随机清一次人数。物料员手里是清单和笔，出发前逐项打钩，收队时清点回收。

　　摄影揣着手机，拍三类照片：

　　全员合影至少2张不同背景；

　　活动中的自然抓拍，不是摆拍；

　　领导讲话或颁奖。

　　收队前再拍一张物料清点照，所有回收物料摆在一起拍，回来对账用。

　　赵琳那场对讲机少了一台，收队没拍照，不知道是丢在山里还是被谁拿走了。

　　带队的拿4个组长名单，只盯组长，组长盯组员，集合、转场、吃饭、返程，组长向带队报数，带队向总控报数。

　　通知怎么走：前7天定行程，前5天发通知统计人数和饮食禁忌，前3天再通知集合时间和个人物资，前1天检查物资确认车辆。

　　每次通知发出后，带队@所有人要求回复“收到”，前1天晚上8点前没回复的，单独私聊或打电话。

　　对讲机配7台，5个工作人员一人一台，摄影那台方便总控喊他拍合影，多出的2台给大巴司机和场地对接人。

　　出发前把亚音码写进对讲机备注，频道调频只调了频率，亚音码没设对，隔壁工地或另一家公司用同一频段照样串，现场串频先查亚音码再换频道。

　　线三：场地与交通——签约前四问，现场不符有预案

　　签约前四问：

　　使用时间起止定义；

　　雨天室内方案的实际面积和费用（要照片，不要口头“有室内”）；

　　大巴限高和停车位置；

　　同时段有没有其他团队。

　　大巴合同改一个字：“含X小时用车”改成“含X小时行驶时间，自车辆驶离集合点起算，至返回集合点止，司机休息时间不计入。”超时费单价写进合同，120到180元/小时是市场价。

　　现场不符的预案：出发前1天把合同关键条款截图存手机相册，不是微信收藏，相册不用加载，到了现场发现不符，总控先不吵，拍现场照片，微信发给场地对接人文字确认：“现在的情况是XX，和合同XX条不符，请确认。”留记录。

　　回来把照片和聊天记录打包发给供应商，要求书面回复解决方案，不回复的尾款暂扣，等回复再付。

　　签合同时把尾款支付条件写清楚：活动结束后7个工作日内，供应商对现场不符问题给出书面解决方案后支付尾款。

　　交通信息卡：场地地址、对接人手机号、大巴司机手机号、停车位置照片，出发前1天做成一张图发群。

　　线四：物料——三类分级+48人物料总表

　　第一类：保命的（安全员背）

　　急救包：碘伏棉签、无菌纱布、绷带、创可贴、晕车药、防过敏药、藿香正气、防蚊虫药、冰袋。最近卫生院车程超过20分钟的，加止血带和保温毯。

　　保险单打印件2份，买之前搜保单里有没有“拓展训练”“户外徒步”的免责条款。

　　名单和紧急联系人纸质版。

　　第二类：撑场面的

　　横幅：室内层高3米以下的，高度不超过80cm，1.2米含设计价格大概在35元一条。

　　号码牌：布质比贴纸好，价格大概是1.6元一张，50张起批。

　　第三类：容易被忘的

　　垃圾袋：按人数×0.5配，48人带25个（48×0.5=24，向上取整25）。

　　充电宝：工作人员每人一个，20000mAh以上。

　　48人团建物料总表（可直接打印，贴工位看板）：

　　线五：预算与合同——48人金额区间表+三个条款+分项报价

　　签合同前让供应商出分项报价：场地多少、餐多少、教练多少、物料多少，不出分项的，换一家。

　　一口价合同，物料和人工各占多少完全看不出来，砍价无从下手，这条比下面三个条款更前置。

　　48人团建预算金额区间表（杭州周边一日团建基准，按48人算，其他人数按比例缩放）：

　　条款一：大巴“含X小时用车”改“含X小时行驶时间”。

　　条款二：备桌只付凉菜和主食。按正桌单价的30%写进合同，热菜确认人数后30分钟内通知起菜。

　　条款三：现场加项须微信文字确认。口头说“加200就行”的一律不认，让对方打字发过来截图。

　　备用金使用规则：1000元现金，总控拿。花出去每一笔记备忘录，超过200元的单笔支出，总控微信语音向直属领导报备一句，留记录。

　　线六：安全与应急——健康申报有闭环，三人互保有机制

　　健康申报

　　出发前3天让每个人填：心脏病、高血压、哮喘、近期手术、怀孕。

　　申报了异常的，安全员单独私聊确认：能不能参加、需不需要旁伴、有没有随身药物。

　　结果记在名单备注栏。不要口头问，没人会当众说。

　　三人互保

　　出发前把员工分成三人小组，约定互相观察身体状况，有人掉队或受伤，一人陪同，另一人报告带队。

　　漂流、徒步、拓展类活动尤其管用，比安全员一个人盯48人靠谱，三人互保分组由带队在出发前1天完成，和分房表一起发群。分组完成后总控扫一眼名单，确认没人漏。

　　急救包按最近卫生院车程配：

　　路线图打印：最近卫生院和二级以上医院的路线图打印出来，总控和安全员各一份，山区信号差，导航打不开的时候，纸比手机靠谱。

　　第一响应人指定到人：谁打120、谁通知家属、谁维持秩序、谁对接医院，出发前写纸上，安全员担任第一响应人，总控做决策。

　　黄金10分钟：出发前给安全员10分钟，过一遍伤情判断和模拟拨打120，总控陪着安全员过一遍，总控扮演120接线员，不用长，10分钟够把“先说什么、后说什么”捋一遍。

　　疏散路线：到场地第一件事，安全员带各组走一遍最近的安全出口。

　　散场之后还有两件事

　　大巴开走不是结束，回去还有两件事得做，做完这一场才算真正收口。

　　满意度反馈：返程当天发一个三题的问卷，不要长，三个问题够了——这次团建最有用的是哪个环节、最没用的是哪个环节、下次想玩什么。

　　当天发，趁记忆还热，拖到第二周再问，回复率不到三成，这些答案攒着，下次定活动方案时直接翻出来看，比拍脑袋强。

　　问卷最后一栏留个空：这次有没有“差点出事”的瞬间，写一句。攒着，下次团建前翻一遍。每次团建后，把“差点出事”的记录和问卷答案整理成一页纸，附在下次活动方案后面。

　　钱的事也得收口，备用金花出去的每一笔，备忘录里记了，回来要把发票或收据对应上。

　　没有发票的，微信支付截图加供应商聊天记录打包存一个文件夹，下次报预算时，这些就是依据。

　　赵琳那场多花的4200元，就是因为没有凭证整理的习惯，回来对账对了三天，还有两笔说不清。

　　我不建议60人以下找“全包”

　　团建准备什么？说一个跟主流唱反调的判断，很多团建攻略推荐找全包供应商，省事。

　　我的观点是：60人以下的团建，全包是最贵的方案，供应商的利润藏在物料加价、超时费、备桌规则模糊三个地方，你省下的对接时间，折算成钱，至少是总预算的15%到20%。

　　超过80人的场子我没试过自己拆，谁试过可以告诉我。那个规模自己采购的沟通成本指数级上升，全包可能反而合理，临界点大概在60人：低于60，自己拆；高于60，找全包但把上面三个条款逐字改进去。

　　做团建执行的，没有不踩坑的场子，只有踩了坑之后能拿出清单和修改记录说“下次不会再踩”的人。

　　本月新发现：南京一家医疗器械公司行政周婷（化名），10月12号在南京江宁汤山方向那家带高空断桥的拓展基地实测：把对讲机从4台加到6台，多出的2台给大巴司机和场地保安。她原话是“以前司机找不到场地入口要打三个电话，这次对讲机一喊就进去了”（数据来源：本人10月14日与周婷的微信沟通记录）

　　参考资料：

　　•　三茅网《HR真不想组织团建，担心出事情》中关于安全联络员配置、三人互保机制、急救包详细清单的实操记录

　　•　会小二《简单的团建活动有哪些》中关于室内桌游规则复杂度避坑、手工材料多备10%的实操建议

　　•　同济大学馆藏《团队赋能：企业如何组织团队建设》中关于运动主题、文创主题团建产品体系的分类框架

　　•　河南豫北矿产有限公司团建通知中关于前7/5/3/1天通知时间线的具体动作