线下活动（含会议）项目需求模板（附模板文件下载）

　　线下活动（含会议）项目需求模板可以帮助你快速创建线下活动和会议的项目需求，保证需求各个方面没有重大遗漏。对于不同的场景，可以针对模板进行裁剪，更适配于你的活动或会议。文章内包含项目需求模板下载（免费下载）。

　　根据项目管理协会（PMI）的研究分析，项目早期进行细致的“需求收集与分析”，项目成功率是其他项目的1.5倍以上（来源于PMI《职业脉搏调查》（Pulse of the Profession）系列报告）。约39% 的项目失败室由于需求定义不明确、不完整或不断变化引起的（来自于Standish Group 的《CHAOS报告》，虽然是IT项目结论，但是对于依赖于多方协作的线下活动项目，一样是具有参考价值的）。

　　模板名称：线下活动（含会议）项目需求模板
　　适用范围：线下峰会、研讨会等线下会议、小型/中型线下活动等

　　本模板文档包含如下六大模块的内容：

　　1. 项目概述

　　本模块用于整体对项目进行介绍，全局了解项目整体情况。
　　包含活动名称、活动性质、项目背景与目的（背景、目的、组织机构、期望日期、期望地点、整体预算）等各个方面的内容定义。

　　2. 活动核心要素

　　活动最核心的要素定义，包括：

　　•　主题/Slogan：定义活动主题或一句话总结的Slogan
　　•　要传递的核心信息：建议定义不超过三个的核心传递价值，这会影响整体活动的方向；
　　•　目标受众：定义受众画像、预计规模、地域分布等信息；
　　•　活动形式与流程：定义活动的主要环节、日程、流程框架，流程定义初期只是草案，后续要根据情况不断进行调整优化；

　　3. 详细需求分解

　　包含如下几个方面：

　　•　场地与搭建需求：包括场地规格、面积、层高等，以及场地各个区域（比如：主会场、签到区、茶歇区、VIP室、化妆间等）的大致要求；
　　•　内容与演讲需求：对内容及演讲嘉宾的大致需求，实际邀请嘉宾的时候需要做动态调整；
　　•　嘉宾接待与体验需求：包括邀约与报名、接待标准、物料包、互动体验等内容；
　　•　宣传与媒体需求：宣传节奏（活动前、中、后）、所需物料清单、合作媒体需求等；
　　•　技术与其他支持需求：直播/录播、摄影摄像、翻译、三方人员等其他支持需求；

　　4. 项目管理与执行

　　主要包括：

　　•　核心团队与分工：项目组成员及分工。包括项目负责人、内容组、议程组、宣传组、媒体组、设计组、搭建组等各个职能及分工；
　　•　关键里程碑与时间线：按周为单位，设定各个阶段里程碑，有利于更有节奏的控制进度；
　　•　风险评估与预案：线下场景比较复杂，需要提前进行风险的评估，并制作应急预案；

　　项目管理中，具体的项目组成员及分工、项目计划、甘特图等信息，可参见极效361平台发布的模板（线下活动项目计划表模板）。

　　5. 成功标准与评估

　　活动是否成功，需要有明确的定义，这里提倡如下的方式：

　　•　定量指标（KPI）：到场人数、曝光量、社交媒体互动量、潜在客户线索收集量、参会者满意度等各种指标；
　　•　定性指标：品牌形象提升、核心信息传递、行业影响力等各个方面难以量化的指标。

　　6. 预算分解

　　需求阶段明确预算，并进行分解，可以有效的节省项目成本，本模板列出了以下几个大类，十多个小类的预算清单供参考：

　　•　场地相关：包括租赁费、餐饮、住宿等；
　　•　搭建与AV：包括舞台/灯光/音响、LED屏/特殊设备租赁、网络与电力；
　　•　内容与演讲嘉宾：包括嘉宾邀请/酬劳/差旅、视频/PPT制作；
　　•　宣传与物料：包括设计及印刷品、礼品采购、媒体合作/推广费用等；
　　•　服务与人力：包括摄影摄像、翻译、礼仪、安保、临时人员劳务等；
　　•　行政与机动：包括运输、仓储、备用金等。

　　项目进入策划阶段，需要更加详细的预算表、物料清单、供应商相关规范等文件支撑，可参见极效361平台发布的其他模板。

　　线下活动（含会议）项目需求模板可以帮助你快速定义项目需求文件，极大的节省后续项目成本，有效推进项目执行。极效361平台后续会不断更新迭代，并推出更多的线下活动相关模块下载，请关注我们获取最新的内容。

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