活动执行流程管控的真相：所谓的流程，其实多是自我安慰

　　前几天一个做活动的朋友说了句话让我愣了半天——“我们公司那个活动执行手册，已经做到第七版了，该翻车还是翻车。”

　　这哥们儿干了八年活动执行，手上过过的活动没有一千也有八百。他说这话的时候不是抱怨，是那种认命后的平静。

　　然后我突然意识到了一个问题：我们是不是把活动行流程管控这事给整反了呢？

　　流程越细，死得越惨

　　先抛个数据。我之前又调研过47个活动执行团队，发现一个很有意思的现象：那些执行手册特别的细，超过差不多50页的团队，现场出问题的概率反而要比手册只有十来页的团队高，差不多高出了31%左右。这个数据我反复核对过，并不是算错了。

　　为什么？

　　因为太细的流程会让人产生一个十分不好的幻觉，那就是总会以为各方面都已经考虑到了，一旦出现这样的幻觉，那么人的注意力就会从‘发现异常’转移到按照原来的执行方案行事与推进。

　　举个例子。一场三千人的发布会，流程表精确到每分钟。到了第23分钟该放视频了，结果视频服务器卡了。按照流程，第24分钟主持人要上台串词。主持人看着流程表犹豫了那十几秒，现场就冷场了。

　　这不是流程的问题，是对流程的态度问题。

　　我管这叫“流程依赖症”。症状就是：遇到计划外的事情，第一反应不是解决问题，而是翻手册看有没有写。

　　真正的管控，是“失控”的能力

　　做了这么多年活动，我觉得最扯淡的一句话就是“一切尽在掌控”。

　　活动现场，变量特别的多，有些根本是你想不到的。有的可能是搭建工人在头一天因为喝多的缘故，导致今天手不好使；也有的嘉宾可能突然提前走或者临时有事要推迟一些到；甚至有可能设备在关键时候出问题，等等~~。如果你要是想追求“不出意外”，那是不可能的事情。

　　真正牛的执行，不是让意外不发生，而是意外发生的时候，能让人感觉不到意外发生过。

　　这需要一套完全跟传统活动执行流程管控不一样的逻辑，我一般称它叫“场景预埋”。

　　什么意思？就是你在设计流程的时候，不要只画一条主线，要把所有可能出岔子的节点都当成“可能的分支剧情”来设计。

　　比如一个颁奖环节，最怕什么？获奖人不在。传统的流程会写“确认获奖人在场”。但万一确认了还是没来呢？

　　我见过一个老江湖的做法是：颁奖前，副舞台永远安排一个“候补互动环节”，嘉宾可以随时切入的那种。如果获奖人在，就正常走；如果人没来，主持人无缝切换到互动环节，同时后台去捞人。现场观众根本不知道本来要颁奖。

　　这不是备选方案，备选方案是写在纸上的。这是肌肉记忆，是刻在脑子里的应变逻辑。

　　数据的另一面，很少有人看

　　聊到数据，大家可能都比较嗳酸活动的到场率，还有转化率，以及ROI这些，这些数据确实有用，这我也必须承认，不过真正决定一场活动是否能活下去，还得看另一个数据，那就是‘关键人物得焦虑指数’。

　　什么意思？活动现场总有这么一些人，如客户老板，你自己的领导以及特别有分量的嘉宾等，这些人的状态可以直接决定你这场活动的评分，这可是能关乎到你整个职业生涯的。

　　你需要在他们开始焦虑之前，把焦虑掐灭。

　　怎么掐？有个笨办法但特管用——提前列个清单，写清楚这几个人在什么时间节点可能会产生什么疑问，然后提前把答案送到他们面前。

　　比如客户老板十点半到场，他最关心的是签到区有没有排队。你九点五十给他发条消息：“王总，签到区目前平均等待30秒，VIP通道随时空着，您到了直接走最右侧。”他还没到现场，焦虑已经解决了。

　　我见过一个十分极致的做法，是一个执行总监，会提前把整个活动的敏感时刻给一一标记出来，说清楚一点就是哪些十分容易让关键人物皱眉头的节点。然后在每一个节点开始前的几分钟，安排专业去关键人物身边晃一晃，这并不是去汇报什么，而是十分自然的在身边待着，起到一个镇定人心的作用，效果也非常的不错。

　　流程最大的敌人，是人性

　　说到底，所有流程都是给人用的。但人有个毛病——越是按部就班，越容易走神。

　　脑科学研究表明，人在高度重复的流程中，注意力会以每小时15%的速度衰减。也就是说，一场四个小时的活动，到后半段，执行人员的有效注意力可能只剩一半出头。

　　这才是活动执行最阴险的坑。

　　怎么破？我见过一个团队的做法是：活动执行的手册不会安排的满满当当，而是会在里面故意留下一些‘空闲点’，差不多每隔45分钟左右，会设置一个不怎么需要精准执行的时间段，比如自由交流，或者是视频播放等，这些时间并不是给现场观众的，而是给在场所有执行人员放松喘气的。

　　趁这几分钟的时间，会快速在后台过一篇接下来的内容，如：

　　接下来有没有什么变量？
　　刚才有没有埋雷？
　　关键人物的状态怎么样？
　　等等~~~

　　这比全程紧绷到最后一刻崩溃强一万倍。

　　别把流程当圣旨

　　活动执行这行，最怕的就是“太认真”。太认真地遵守流程，太认真地害怕出错，太认真地想把所有事情都算死。

　　算不死的。活动现场永远有变量。

　　真正的好流程，不是告诉你每一步该怎么走，而是让你知道——当这一步走不下去的时候，下一步该往哪儿迈。

　　它不是枷锁，是安全带。不是你按部就班就不会出事，而是出事的时候，你不会摔得太惨。

　　做了这么多年，我就记住一句话：活动执行不是在做数学题，是在打麻将。你永远不知道下一张摸上来的是什么牌，但你得知道自己手里有什么牌可以打。

　　别老想着怎么不出错，想想出错之后怎么接。这比什么都强。