高效线下会议的成功基石：一个完整的会议方案

　　做线下会议活动的，应该都见过大型的‘抓马’现场，不是嘉宾临时来不了，就是场地出现突发情况，要么就是参会的观众乱坐，等等~，其实啊，线下会议不是说说的事情，一个完整的会议方案非常重要！今天就把我的实战经验掏出来，从前期准备到后期收尾，咱一一唠一下。

　　首先就是定一个精准的需求！

　　一个完整的会议方案一开始肯定是筹备期，在这期间你得先把具体需求明白，弄清楚为什么要做这个会议，到底图啥子？总之不能一上来就瞎忙活，先把目标定死才行 ，有了目标才知道该找啥人、定啥主题。然后是参会人群，是给老板们开的高端局，还是给年轻人搞的潮流分享？不同人当然需求会不一样，比如管理人员呢，会比较注重私密性和干货密度，而轻轻人呢，就得加点互动和趣味环节，不然估计没人能坐得住！

　　接下来是场地和嘉宾。

　　场地你得亲自去看，大小如何，交通是否方便，是否有配套得设备，是否有免费午餐和瓶装水提供，无线好不好用，等等，不仅要具体看看，还得详细进行沟通。

　　嘉宾方面，必须要提前敲定，同时还得准备备用得嘉宾，因为嘉宾临时有事来不了是常有发生，不备用的话，临时找真的会来不及，这样的事情我就没少经历！另外，嘉宾的分享提纲得提前要过来，别让他临场发挥跑题，不然听众听得云里雾里，等于白开！

　　会议当天的流程要盯紧！

　　签到这里不需要弄得特别复杂，最好是越简单越好，不然直接在签到处堵住，会让人觉得很尴尬，再说签到麻烦对观众体验也不友好，而且还需要不少的人力，这纯属是浪费。

　　开场的时候，不要一开始就干干的讲话，需要先热一个场，问一些简单问题，或者适当聊聊家常、开开玩笑啥的都可以，当然也别过于不正经，适度就好。

　　中间分享环节，还把控好时间，不要演讲超时，不然后续环节都需要压缩，而且一个人讲太久，听众也会觉得索然无味。此外，还应该安排一个经验老道的主持人来控场，遇到问题也好救场 。

　　突发状况也得提前想到！

　　一个完整的会议方案应该还保活应急方案，这是必须的，因为计划再好，也赶不上突如其来的变化，如果没有应急方案，可能就没办法挽救了。所以呢，一些突发状况也得提前想一想，然后把相关的东西给准备起来。上次我们就遇到过暴雨天，好多人来不了，原本 50 人的场地，最后只来 20 个，我们当场把座位摆成圆桌，反而显得更温馨，互动感还更强了！

　　会议结束不是万事大吉！

　　该整理出来的东西要及时整理，然后发布出去，这样会让参会的人加深记忆，同时也会让没有到会议现场的人感受到当时的氛围。然后再发一个感谢信息，顺便问一问反馈，这样既显的用心，又能为下次会议攒素材。

　　如果是线下商务会议的话，那就还需要及时的跟进有意向的客户，不要等到会议热度过去了再去联系，到那时估计人家都不知道你是谁，只有趁热打铁成功率才有可能翻倍！

　　一个完整的会议方案不仅包括前期的筹备，还包括场地选择、物料等等，同时还需要把细节想到位，把意外兜得住才行，其实不用追求什么多高大上，只要目标明确、流程顺畅、大家听得开心、有所收获，这就是一场成功的会议！

　　你们有没有过办会或参会的奇葩经历？一起来聊聊，下次遇到类似情况咱也好避坑～

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