线下活动结束别急着庆功！您的财务进行复盘了吗？

　　活动结束了，灯光暗了，人群也散了，看着一下就变得冷清的会场，你是不是同时也长舒了一口气？确实，紧张了很久的神经随着线下活动结束而松开，但也不要先高兴太早转头看一看，你先别急着开香槟！转头看看，各种各样的发票及付款截图，以及已经不太记得谁先垫付的某某收款单，脑子是不是有一种发懵的状态？所以呢？活动结束后，财务复盘也得及时，那么今天就来好好唠一唠。

　　痛点一：数据收集太难，东一张西一张，头都大了！

　　•　难点在哪？

　　活动时太忙，发票随便找个地方一塞就完事，后面又记不起在哪里~
　　线上支付的，个人垫付的以及供应商的账单这一张那一张，到处都有~
　　参与人员再活动一散场就跟给你玩消失，报销单迟迟不见交不上来。

　　财务复盘时想整理？七零八落的怎么去拼凑？！

　　•　解决技巧：活动结束后不要浪费黄金一小时！

　　　•　现场“抓壮丁”： 及时抓人来组成一个财务小分队，专门负责现场收尾收款。

　　没付尾款的展商？要时刻盯好！

　　没结清的物料押金？需要直接扣下！

　　参与者临时产生的费用？当场就应该结清！

　　这样，把能收的钱当场给直接锁死，省得后面再去浪费口舌~

　　　•　建立“临时钱袋子”： 立刻建个线上共享文件夹，名字直接叫“【XX活动】所有花钱凭证，速度忘理填！”。在大家还没散场前，就大声吆喝一遍，把链接丢进所有工作群。 要求所有人，无论是买瓶水还是付了场地费，立刻！马上！ 把付款截图、发票照片、付款记录（哪怕只有金额和用途）一股脑扔进去。甭管格式，先堆进来再说！现场氛围下，人的配合度最高。

　　　•　给垫钱的人“立规矩”： 谁垫付了钱？当场在小本本（或在线文档）记下名字、金额、事项，并大声告知：“哥们儿/姐们儿辛苦啦！垫付凭证24小时内务必甩进群里啊，过期报销打骨折！” 半开玩笑半认真，制造点紧迫感。

　　痛点二：报销单填得五花八门，财务看到就眼睛疼！

　　•　难点在哪？

　　报销单填得跟艺术创作似的：不是项目名称瞎写，就是费用类别乱选，还有就是金额与附件上的额对不上，更甚至直接忘了写备注说明，你能知道这是啥玩意儿？

　　弄财务的看到估计血压都会飙升，然后还需要挨个去问一问，这样效率还能高么？

　　•　解决技巧：统一“语言”，给报销上“紧箍咒”

　　　•　活动前就定好分类： 不要等到活动结束之后才来想分类！

　　在活动策划的时候，就应该直接拉上财务一起，制定出一个本次活动的专属《费用分类标准及报销指引》。 比如：

　　　•　场地租赁： 含场地费、水电、安保增配。
　　　•　嘉宾相关： 含嘉宾邀请费、差旅（机票/火车票/住宿）、接待餐费、市内交通、讲课费/劳务费。
　　　•　搭建&AV： 含舞台、背景板、灯光音响租赁及操控费、大屏。
　　　•　市场&宣传： 含设计费、印刷费、线上推广以及媒体合作的费用。
　　　•　参会者相关： 含参会包制作、茶歇、午餐、饮用水、临时小交通（摆渡车）。
　　　•　人员&杂费： 含工作人员餐补、临时劳务费、快递费、零星采购（胶带、电池等）。
　　　•　指引要详细且能一看就懂： 整个指引需要弄得特别特别详细！

　　每类费用举几个具体的例子（比如“市场宣传费 ，如：xxx头条推广费用、易拉宝印刷费”）。

　　报销单上哪项该选哪个类别，附件需要什么（如合同？付款截图？发票？），写得明明白白。

　　线下活动启动会上，把这个指引发给大家，然后再仔细说一说。

　　　•　报销单“初审”不过夜： 安排一个懂一点财务的人，在大家提交报销后24小时内，快速进行初审。

　　重点看：

　　类别选对没？
　　金额和附件对得上不？
　　事项说明清楚不？

　　发现不对，立刻打回去让当事人去改！把问题消灭在提交财务部之前，不要全部都丢给财务去改正。

　　痛点三：算完账后才发现超支了？钱花哪里呢？为啥会超？下次还会这样？直接一脸的懵！

　　•　难点在哪？

　　预算是预算，实际花销是实际花销，各自不相干！
　　只知道超了或是省了，但具体是哪项超呢？
　　是供应商临时加价？
　　还是自己估算少呢？
　　或是现场出了意外状况？

　　完全两眼一抹黑，下次预算还是一样的全凭主观去决策。

　　•　解决技巧：预算 vs 实际，拉出来“遛一遛”找病根

　　　•　做个“大家来找茬”对比表： 别光列总数！把预算科目和实际发生科目一一对应，逐项对比。（表格见下） 重点标红那些差异大的（比如超过10%或绝对值大的）。

　　　•　深挖“为什么”！ 对着每一项显著的差异，必须要问清楚：

　　1.差异原因是什么？

　　供应商报价涨呢？
　　临时增加了服务项目？
　　参会人数超出预期导致物料/餐饮不够？
　　折扣没有谈下来？

　　2.这原因是可控的吗？

　　是市场行情变了我没有办法控制？
　　还是前期的调研没有做好？
　　合同没有写死价格？
　　还是现场管理给疏忽呢？

　　3.下次怎么避免或改进？

　　下次签合同必须锁死价格并包含可能增项的范围？
　　实现做更加精准的参会人数预测？
　　建立更严格的现场采购审批流程？
　　开发备用的供应商？

　　•　　重点标记“经验教训”：

　　在活动复盘的报告里面，把分析出的具体又能操作的改进建议，用醒目的方式全部写出来，这才是复盘的黄金价值！

　　痛点四：复盘报告写成一本书，领导只看最后一页？白瞎功夫！

　　•　难点在哪？

　　敲敲打打写了十多页，数据和表格，还有分析一大堆，结果上面领导就随意翻了翻，然后就灵魂发问，真心超级心塞！报告太过啰嗦，重点完全被埋藏在了细节中。

　　•　解决技巧：一页纸“说人话”，图表是王道

　　　•　封面就是“成绩单”：

　　报告第一页直接用超大号字体+醒目颜色，把关键的结果，如：

　　总预算多少？
　　总花费多少？
　　超支/节约了多少？
　　整体达成率多少？

　　一一列出来，然后再加一个简单的红绿灯表情（超支用🔴，节约用🟢，持平用🟡），让人一看就能看到重点。

　　　•　核心图表撑场面： 第二页，放最核心的1-2个图表：

　　　　•　一张预算 vs 实际对比的柱状图（按大类），一眼看出哪块是“烧钱大户”或“省钱能手”。
　　　　•　一张关键差异原因及改进建议的总结表（类似上述那样的精简表），简单又直接的突出重点。

　　　•　详细数据当“附件”：

　　把原始数据以及所有报销单的明细，还有相应的合同复印件等，全部都打包放到报告后面的附录里面去！领导要是有时间的话就自己翻一翻，没时间也不会影响到看核心的结论

　　注意：报告的正文，需要力求简洁有力，尽量在5页以内就完事！

　　复盘不是找茬，是给下次活动“攒经验值”

　　财务复盘，不是为了抓着某人不妨，也不是为了给财务部门增加工作，而是为了理清每次做线下活动的花费是多少？看一看哪个地方钱白花了，哪个地方又花太少了，等等，这些只有认真复盘之后才能知道，下次就能更好的改进，你说是不是这个理儿呢？