线下举办会议：报备细节全拆解，省心办会不求人

　　当你手上捏着一份份审批单跑了这个部门，跑那个部门时，是不是突然觉得办一个线下会议像是闯关一样？如果不能层层过关，那你这个会议根本就举办不成，所以即便是跟闯关一样，也得每关都要闯过去才行。那么，今天咱们呢，就来具体拆解一下线下举办会议的报备相关细节。

　　一、报备审批：躲不开的“通关文牒”，这样办才顺溜！

　　不要以为报备就是直接填一张表就完事了，要是场地还没确定的话，就不要先着急去跑相关的部门，因为不管是消防，还是公安以及市监的要求都是不太一样的，要是你直接先跑相关部门的话，回头等场地那边确定后才发现某一处不过关，那不就麻烦了嘛？所以应该先定场地然后再去跑各部门进行报备。

　　报备材料清单（核心三件套）：

　　活动方案： 时间地点人数写死！别写“约200人”，写“上限200人”，审批员最恨模糊字眼。

　　场地证明： 合同复印件+场地方消防/安全合格证（原件备查），缺一不可。

　　应急计划： 不要去硬套别人的样板！举办会议目标不一样，需求必定也是天差地别，所以别人用的东西不一定就适合！出应急的预案时一定要写清楚每一个细节，如果有突发状况出现，由谁负责和指挥，都要具体到某一个人！

　　跑部门秘笈：

　　消防是爹： 要事先预约检查，需要着重查查通道的宽度，还有灭火器的数量是不是够，以及应急灯的亮度等。不要轻易去相信场地的某些承诺说词，要是消防这一关过不去的话，那你这个会议肯定也办不成！

　　公安看人： 超过300人？提前1个月报备！准备好身份核验方案，刷脸设备或人工登记流程缺一不可。

　　街道/社区： 这一块一定要不要给忽略掉，真要出现什么扰民投诉啥的的，那你的会议也会进行不下去，所以也得事先贴出通知告诉大家，或者给周边的人送点小礼品啥的，这时候花点钱是为了给后续的会议服务。

　　二、场地布置：魔鬼藏在细节里

　　签合同时记得多问一问：给人合同的时候，你不要拿出笔来就签，先细看，然后多问一问，每一个细节都了解一遍然后再签，不然后续损失的还是自己这一方。

　　避雷清单：

　　电源陷阱： 所有需要用电的地方都应该在分布图上事先画出来，然后再准备几个万能的转换插头备用。

　　动线玄机： 签到台的位置需要远离门口，不然人一多肯定会给门口直接堵死！可以设在入口的侧方，让人流自然的分流。至于指示牌摆放的高度，肯定不能太矮，也不能过高，差不多1.5米就行。

　　温度战争： 事先要更场地这方沟通好空调的开关权限，同时还要试验一下，看看好不好使，毕竟不管是冬天还是夏天，这都是必备的。

　　三、物料人员：别让小事翻车

　　物料人员不是小问题，也需要注意细节，不然也会让你的会议直接玩完~

　　救命细节：

　　物料四件套： 签到笔多准备，胶带剪刀以及打包绳这些也不能落下，可以放到签到处。讲台可以藏一个计时器，如果时间超了的话会自动亮灯提醒，这样就能避免会议因为超时而延长的状况出现。

　　人员协作： 给会议的志愿者建议一个相应的群，把每人的职责都一一分配好，同时还要随时保持联系，反馈进度等。

　　茶歇心机： 装咖啡的旁边不要忘记配温热的白开水！大的点心要先切好，这样会更加的方便，同时还要准备上纸巾，真要出现什么意外，也好收拾。

　　四、应急预案：救场如救火，预案要能战

　　大雨堵住唯一入口怎么办？主讲人航班取消找谁顶？没预案的会就像没刹车的车。

　　实战应急包：

　　关键人备份：会议上的嘉宾，以及负责技术的人员，还有相关的供应商都是十分关键的人物，都应该至少留两个可以随时联系到的人，有啥事可以立马回复的那种。此外，还得准备几分钟暖场的互动方案，要是出现什么空缺也好及时的填补。

　　物资清单： 折叠轮椅（应对崴脚嘉宾）、大号充电宝、常用药品箱。某活动有嘉宾低血糖晕倒，翻遍全场找不到一颗糖。

　　沟通矩阵： 建一个相关的指挥群，其中的人物需要包括你，还有场地经理+安保管理人员+供应商的负责人，一旦出现突发的状况需要立即在群里面通知到每一个人。

　　好了，今天咱们就先聊到这里，线下举办会议前期做准备的时间并不短，要做的事情也特别的多，尤其是报备这块就要跑不少的部门，如果某一个环节稍微出现一点错误，可能就要重来，所以能避开的坑要尽量想办法避开，才不会让你手忙脚乱。

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